Hubungi Kami

Halaman

Tentang Kami

Admin 15-12-2024 237 Views

B2B - SOP KONSORSIUM

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

B2B KONSORSIUM

A. TUJUAN

    1. Menjamin penyelenggaraan umrah konsorsium berjalan aman, tertib, dan profesional.
    2. Memberikan kejelasan peran dan tanggung jawabantara KOMIDI dan PPIU mitra/partner.
    3. Menjaga kepatuhan regulasi umrahserta standar pelayanan jamaah.
    4. Menjamin kelancaran operasionalsejak pra-keberangkatan hingga jamaah tiba di Tanah Suci sampai kepulangan lagi.

RUANG LINGKUP:

SOP ini mengatur seluruh proses:

  • Penjualan paket Umrah B2B Konsorsium
  • Pengelolaan tiket, visa, hotel, dan Land Arrangement (LA)
  • Penanganan jamaah di Bandara Jakarta
  • Pendampingan jamaah oleh Tour Leader (TL)
  • Pelayanan jamaah di Saudi Arabia (Makkah & Madinah)
  1. DEFINISI
  2. KOMIDI: Koperasi yang bertindak sebagai penyelenggara teknis keberangkatan jamaah haji atau umrah konsorsium
  3. PPIU Mitra: Travel Umrah berizin resmi Kemenag RI yang membeli paket konsorsium dari KOMIDI.
  4. Jamaah Konsorsium: Jamaah dari beberapa PPIU mitra dalam satu rombongan kloter keberangkatan.
  5. Land Arrangement (LA): Layanan darat di Saudi (handling bandara, transport, hotel, muthoif, dll).
  6. TL (Tour Leader): Pendamping rombongan dari KOMIDI atau PPIU mitra (jika jamaah >20 orang).
  7. PIHAK & TANGGUNG JAWAB
  8. KOMIDI
  • Bertanggung jawab penuh atas operasional keberangkatan jamaah konsorsium
  • Pemesanan:
  • Tiket maskapai
  • Visa umrah
  • Hotel Makkah & Madinah
  • Land Arrangement (LA)
    • Menyediakan:
  • Tenaga handling bandara
  • Muthoif (pembimbing ibadah)
  • Koordinasi hotel & transport
    • Menunjuk atau menyetujui TL rombongan
    • Menyediakan lounge & pengarahan sebelum keberangkatan
  1. PPIU Mitra
  • Bertanggung jawab pada:
  • Legalitas jamaah
  • Edukasi manasik jamaah
  • Kelengkapan dokumen jamaah
    • Menyerahkan data jamaah ke KOMIDI sesuai tenggat waktu.
    • Menyediakan TL jika jamaah >20 orang bisa dari Travel mitra
  1. Tour Leader (TL)
  • Pendamping utama jamaah sejak bandara hingga kepulangan
  • Koordinasi dan komunikasi dengan Muthoif atas program umrah kepada seluruh jamaah dan pengurus KOMIDI.
  • Mengawal disiplin jadwal dan kenyamanan jamaah selama durasi umrah.
  1. PROSEDUR OPERASIONAL
  2. PENJUALAN & KESEPAKATAN B2B
  3. KOMIDI menawarkan paket konsorsium kepada PPIU mitra.
  4. Disepakati secara tertulis:
  • Harga paket
  • Jadwal keberangkatan
  • Fasilitas & layanan
  • Skema tanggung jawab
  1. PENGUMPULAN DOKUMEN JAMAAH
    1. PPIU partner menyerahkan paspor jamaah.
    2. Data dikirim ke Komidi maksimal H-30 harisebelum keberangkatan.
    3. KOMIDI melakukan:
  • Validasi data
  • Sinkronisasi visa, manifest penerbangan dan mengatur Room List Jamaah.
  1. PEMESANAN TIKET & VISA
    1. KOMIDI melakukan Issued tiket maskapai sesuai jadwal.
    2. Proses pengajuan visa umrah melalui sistem resmi provider visa.
    3. Status visa dipantau hingga approved.
    4. Informasi tiket & visa yang sudah jadi dibagikan ke PPIU mitra.
  2.  HOTEL & LAND ARRANGEMENT (LA) memastikan:
  • Hotel sesuai paket kalau setaraf perhatikan jarak & kualitas hotel.
  • Transport bus ber-AC & nyaman.
  • Handling bandara Saudi dan Hotel
  • Penugasan muthoif berpengalaman
  • LA disiapkan untuk:
  • Kedatangan, disambut dengan Air Zam zam dan Nasi Box.
  • Perjalanan ke Hotel Muthoif wajib menyambut dengan ramah dan hangat.
  • Ziarah Kota Madinah dan Makkah
  • Kepulangan handling di bandara Saudia, Free Al Baik dan handling di Bandara Jakarta.
  1. PENUNJUKAN TOUR LEADER (TL)
    1. TL diperbolehkan dari Travel Mitra bila: Total jamaah konsorsium >20 orang TL dapat berasal dari: KOMIDI atau PPIU mitra (atas persetujuan KOMIDI)
    2. TL wajib memahami: SOP sebagai TL konsorsium, Alur ibadah umrah dan Manajemen jamaah
  1. PROSEDUR HARI H – BANDARA JAKARTA
    1. Jamaah wajib kumpuldi Bandara Jakarta sesuai jadwal.
    2. Jamaah diarahkan ke Lounge keberangkatan.
    3. Fasilitas di lounge:  Sarapan / makan, Minuman dan Tempat istirahat
    4.  Dilakukan pengarahan jamaah, meliputi: Alur perjalanan, Pembagian kamar, Tata tertib perjalanan dan Briefing ibadah & akhlak safar, dll.
    5. Pembagian: Passpor, tiket, Shall has Komidi dan Spanduk keberangkatan Konsorsium
    6. Proses check-in atau boarding dan imigrasi dikawal oleh TL & handling.
  2. PROSEDUR KEDATANGAN DI SAUDI
    1. Jamaah disambut oleh handlingdan Muthoif.
    2. Proses imigrasi Saudi
    3. Transport menuju hotel sesuai jadwal sudah disiapkan
    4. Check-in hotel dibantu TL dan Muthoif & team handling hotel.
    5. Penyesuaian kondisi & istirahat jamaah.
    6. Ikuti petunjuk TL atau dan Muthoif sesuai rencana perjalanan yang ada sampai kepulangan.
  3. PELAPORAN & EVALUASI, TL membuat laporan perjalanan: Jumlah jamaah, Kendala & solusi dan Catatan pelayanan
    1. KOMIDI melakukan evaluasi internal.
    2. Hasil evaluasi menjadi dasar peningkatan layanan konsorsium berikutnya.
    3. PENUTUP

SOP ini bersifat mengikat dan wajib dipatuhi oleh seluruh pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan Umrah B2B Konsorsium KOMIDI demi terwujudnya Umrah yang aman, nyaman, tertib, dan penuh keberkahan.

PEMBAYARAN BOOKING SEAT & PELUNASAN

Umrah B2B Konsorsium – Koperasi Mitra Digital Indonesia (KOMIDI)

1. Prinsip Umum

  1. Setiap pemesanan paket Umrah B2B Konsorsium wajib disertai pembayaran Booking Seat (DP).
  2. Booking Seat berfungsi sebagai:
  • Pengunci kuota seat pesawat
  • Pengamanan hotel & land arrangement
  • Komitmen resmi keikutsertaan dalam konsorsium
    1. Booking Seat bersifat mengikatdan tidak dapat dipindahtangankan tanpa persetujuan tertulis dari KOMIDI.

2. Skema Booking Seat (DP)

a. Pendiri Koperasi KOMIDI,  Minimal DP: 👉 Rp 2.500.000,- (dua juta lima ratus ribu rupiah) per seat.

b. Travel Partner / PPIU Mitra,  Minimal DP: 👉 Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) per seat. Berlaku untuk: Travel umrah berizin (PPIU) atau Mitra non-pendiri koperasi

3. Waktu & Mekanisme Pembayaran DP

  1. DP wajib dibayarkan saat pemesanan seat.
  2. Pembayaran dilakukan ke:
  • Rekening resmi KOMIDI
    1. Bukti pembayaran wajib dikirimkan maksimal 1 x 24 jamsetelah transfer.
    2. Seat dinyatakan aktif dan terkonfirmasisetelah:
  • Dana diterima
  • Bukti pembayaran diverifikasi oleh tim keuangan KOMIDI

4. Ketentuan Pelunasan

  1. Pelunasan wajib dilakukan paling lambat H-30sebelum tanggal keberangkatan.
  2. Pelunasan meliputi:
  • Sisa biaya paket umrah konsorsium
  • Biaya tambahan jika ada (upgrade hotel, maskapai, dll)
    1. Keterlambatan pelunasan dapat berakibat:
  • Pembatalan seat
  • Pengalihan seat ke waiting list
  • Penyesuaian harga (jika terjadi kenaikan)

5. Sanksi & Konsekuensi

  1. DP yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan (non-refundable), kecuali: Pembatalan dari pihak KOMIDI, Force majeure sesuai kesepakatan tertulis.
  2. Apabila pelunasan tidak dilakukan hingga H-30:
  • KOMIDI berhak:
    • Membatalkan seat
    • Mengalihkan seat ke mitra lain
    • Menahan DP sebagai biaya komitmen
  1. Penggantian nama jamaah:
  • Diperbolehkan sebelum proses visa dan issued tiket
  • Dikenakan biaya administrasi sesuai kebijakan berlaku

6. Integrasi dengan Proses Operasional

1. Seat hanya akan diproses untuk: Tiket, Visa, Hotel dan Land Arrangement,  setelah DP diterima.

2. Data jamaah tidak akan diproses apabila:  DP belum dibayarkan dan Status pembayaran belum terverifikasi

3. Pelunasan menjadi syarat: Finalisasi manifest, Penerbitan tiket dan Pengajuan visa tahap akhir

7. Invoice & Pelaporan

  1. KOMIDI menyediakan: Invoice pembayaran seat, Status DP & pelunasan.
  2.  PPIU mitra dapat mengajukan: Konfirmasi tertulis dan Laporan status seat konsorsium

8. Penutup

Dengan ditetapkannya ketentuan pembayaran Booking Seat dan pelunasan ini, seluruh pihak diharapkan:

  • Menjaga komitmen bisnis yang sehat
  • Menghindari risiko operasional

Mewujudkan konsorsium umrah yang tertib, profesional, dan berkelanjutan